تاثیر نوشتن یک ایمیل تجاری خوب چیست؟

جهت آشنایی با نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی و اصطلاحات پرکاربرد در ایمیل تجاری با ما همراه شوید. پایه گذاری و نگه داشتن یک رابطه خوب در کسب و کار (بیزینس)، موضوعی مهم و حیاتی است و در دنیای امروز اکثر مردم کارهایشان را با ارسال ایمیل انجام می‌دهند. بنابراین مهم است بدانیم چطور می‌توانیم از طریق ایمیل به بهترین نحو با شرکای تجاری ارتباط بگیریم، منظورمان را انتقال دهیم و از ایجاد سوء تفاهم جلوگیری کنیم.

در این مقاله قصد داریم با پرکاربردترین اصطلاحات نوشتن ایمیل تجاری در کسب و کار آشنا شویم تا بتوانیم بهتر ارتباط بگیریم، مفهوم‌مان را بهتر انتقال دهیم، متناسب با موضوع ایمیل، ایمیلمان را شروع کنیم و بخوبی آن را به اتمام برسانیم.

همچنین در هنگام نوشتن ایمیل باید به لحن رسمی و یا دوستانه اصطلاحاتی که استفاده می‌کنیم هم توجه کنیم، زیرا بخشی از اهمیت پیغام شما از طریق لحن ایمیلتان به خواننده منتقل خواهد شد.

نحوه نوشتن ایمیل تجاری:

اگر برای شما هم این سؤال پیش آمده که چگونه نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای را شروع کنیم، باید بدانید که موضوع ایمیل و هدفی که برای آن در نظر گرفته‌اید، نقش مهمی در شروع مناسب دارد. در آموزش زبان انگلیسی تجاری، یکی از اصول مهم این است که ارتباط را با خطاب قرار دادن مخاطب با نام کوچک یا عنوان رسمی آغاز کنید؛ زیرا این کار حس احترام و توجه شخصی را منتقل می‌کند و به مخاطب نشان می‌دهد که گفت‌وگو مستقیم و هدفمند است.

 با چه جملات و اصطلاحاتی ایمیل‌مان را شروع کنیم؟

می‌توانید با (Dear) + (Name) نامه را شروع کنید. در نامه‌های رسمی این نوع ساختار برای شروع نامه مناسب است. اما اگر نامه شما دوستانه است می‌توانید از (Hi) + (Name) استفاده کنید که لحن صمیمی‌تری دارد ولی در عین حال مستقیما شخص مورد نظر را خطاب قرار می‌دهید.

محتوای ایمیل خود را با آرزوهای خوب شروع کنید مثل استفاده از جمله” …I hope you”. فراموش نکنید که معاشرت و حال و احوال پرسی در دنیای بیزینس بسیار مهم است . حتما در انتخاب اصطلاحات و لغاتی که در این بخش می‌خواهید از آنها استفاده کنید بسیار محتاط باشید تا سوء تفاهم ایجاد نشود و از حسن نیت شما در معاشرت برداشت بدی نشود، همچنین برای سلام و احوالپرسی به زبان انگلیسی و شروع مکالمات هم می‌توانید به مقاله‌ای که درباره آن توضیح داده‌ایم مراجعه نمایید.

در بدنه ایمیل چه چیزهایی بنویسیم؟

در قدم بعدی، حتماً هدف اصلی‌تان از نوشتن ایمیل را به‌روشنی بیان کنید. یکی از ساختارهای رایج در کتاب انگلیسی تجاری برای این منظور، عبارت “…I am writing to you about” است. این جمله به خواننده کمک می‌کند تا بداند شما چه کسی هستید و چرا این ایمیل را ارسال کرده‌اید. پیش از نوشتن هدف اصلی، توصیه می‌شود درباره شرکت یا کسب‌وکار مورد نظر تحقیق کنید و اطلاعات دقیق‌تری ارائه دهید. هرچه متن ایمیل شما با زمینه فعالیت مخاطب هماهنگ‌تر باشد، احتمال دریافت پاسخ مثبت افزایش می‌یابد.

اصطلاحات عمومی برای شروع یک ایمیل تجاری

• It’s (your name) from (your company)
• I am writing to you about
• I am writing to ask / require / let you know / confirm / invite you to / to update you on / ask for

اگر می‌خواهید توجه دریافت کننده ایمیل را به موضوع خاصی جلب کنید می‌توانید از “Please note ” استفاده کنید. اگر لحن نامه شما غیر رسمی است و می‌خواهید نکته ای را هایلایت کنید می توانید از اصطلاح “Quick reminder” استفاده کنید.

سایر اصطلاحاتی که می‌توانید از آنها استفاده کنید عبارتند از: 

• I’d like to inform you that …
• Just a quick heads up …

اگر می‌خواهید به همراه ایمیلتان فایل یا مدرک خاصی را ارسال کنید حتما گیرنده ایمیل را از این موضوع مطلع نمایید. برای این کار می‌توانید از جمله …I am Sending you یا I’ve attached sth for your review یا Please see the information below for more details about… و اصطلاحاتی از این دست استفاده نمایید.

اگر در ایمیلتان می‌خواهید کسی برای شما کاری را انجام دهد یا به عبارتی در ایمیلتان Request مطرح کرده اید می‌توانید از اصطلاحات زیر استفاده کنید.

• Please feel welcomed
• Could you please…?
• I’d appreciate it if you could…
• It would be very helpful if you could send us/me…

اگر می‌خواهید به دریافت کننده ایمیل پیشنهاد خدمات بیشتر یا کمک ارائه دهید می‌توانید از اصطلاحات زیر استفاده کنید.

• I’d be happy to…
• If we can be of any further assistance, please let us know
• … please do not hesitate to contact me

و برای پایان نامه هم بجای اینکه از اصطلاح Thanks Again استفاده کنید، توقعی ایجاد کنید که به نامه شما پاسخ دهند.مثلا می‌توانید از اصطلاح “looking forward to hearing from you” استفاده نمایید یا از اصطلاحاتی از این قبیل:

• I would appreciate your help in this matter
• Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated

نکته پایانی:

اینکه مطمئن باشید ایمیل خوبی نوشته اید در دریافت پاسخ یا عدم دریافت پاسخ ایمیل بسیار مهم است. پس حتما به لحن ایمیل (رسمی – غیر رسمی) دقت کنید. سعی کنید تا حد امکان لحن شما مودبانه و توام با احترام باشد و منظورتان را به وضوح توضیح دهید تا سو تفاهم ایجاد نشود.