امروزه ایمیل رایج‌ترین شکل ارتباط تجاری است و تسلط به نحوه نگارش یک ایمیل رسمی و یا غیر رسمی به صورت حرفه‌ای، یک توانایی بسیار مهم به شمار می‌آید. در این راستا، استفاده از منابع آموزشی مانند کتاب اصطلاحات انگلیسی می‌تواند به شما کمک کند تا با اصطلاحات رایج در نگارش ایمیل‌ها آشنا شوید و ارتباطات حرفه‌ای‌تری برقرار کنید. در کشورهای پیشرفته جایگاه ایمیل بسیار پررنگ بوده و برای برقراری ارتباطات قوی‌تر با افراد در کشورهای دیگر، ایمیل جزو اولین انتخاب‌ها است. در نتیجه، دانستن روش نگارش یک ایمیل خوب و رسمی، کمک شایانی در رساندن شما به اهداف کاری و یا شخصی شما ایفا خواهد کرد.

اگرچه یک ایمیل به اندازه یک نامه رسمی نیست، همچنان نیاز بر آن است که به صورت حرفه‌ای نگارش شود تا تصویری خوب و درست از شما و شرکت شما به نمایش بگذارد. برای تقویت مهارت‌های خود در این زمینه، مطالعه منابع تخصصی مانند کتاب English for Emails پیشنهاد می‌شود. این کتاب به شما کمک می‌کند تا با اصول و ساختار نگارش ایمیل‌های حرفه‌ای آشنا شوید و بهترین تاثیر را روی مخاطبان خود بگذارید. با این مقاله همراه باشید تا بتوانید در 5 مرحله، یک ایمیل حرفه‌ای متناسب با مخاطب و هدف خود نگارش کنید.

چگونه یک ایمیل دوستانه و غیررسمی انگلیسی بنویسیم؟

نوشتن ایمیل دوستانه و غیررسمی به زبان انگلیسی به شما این امکان را می‌دهد تا در ارتباطات شخصی، احساس صمیمیت و راحتی ایجاد کنید. برخلاف ایمیل‌های رسمی، لحن این نوع ایمیل‌ها معمولاً ساده، دوستانه و گاه همراه با شوخی است. در ادامه، مراحل و نکات مهمی برای نوشتن یک ایمیل غیررسمی آورده شده است:

1. انتخاب یک احوال‌پرسی غیررسمی

ایمیل را با یک احوال‌پرسی صمیمانه شروع کنید. این احوال‌پرسی می‌تواند نشان‌دهنده رابطه نزدیک شما با گیرنده باشد.
نمونه‌ها:

• Hi [Name]
• Hey [Name]
• Hello there
• Dear [Name] (در صورت داشتن صمیمیت کمتر)

2. شروع با یک جمله گرم و دوستانه

ابتدای ایمیل را با یک جمله احوال‌پرسی یا ابراز علاقه به حال و احوال مخاطب آغاز کنید.
نمونه‌ها:

• Hope you’re doing great
• It’s been a while since we last talked, how have you been
• Just wanted to drop you a quick note to say hi

3. بدنه ایمیل: صحبت درباره موضوع مورد نظر

در این بخش، پیام اصلی خود را به شکلی ساده و روان بیان کنید. می‌توانید درباره موارد زیر صحبت کنید:

• آخرین اخبار شخصی: «I recently started a new job, and it’s been exciting so far!»
• سؤال درباره مخاطب: «How’s everything going with your studies/work?»
• اشاره به خاطرات مشترک: «I was just thinking about our trip to Paris last year. Such a great time!»

4. استفاده از عبارات غیررسمی و صمیمانه

در ایمیل‌های غیررسمی، می‌توانید از اصطلاحات، مخفف‌ها و ایموجی‌ها برای ایجاد حس راحتی استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید ایمیلی در مورد رزرو هتل بنویسید، آشنایی با اصطلاحات هتل به انگلیسی می‌تواند بسیار مفید باشد.
نمونه‌ها:

• Let’s catch up soon
• BTW (By the way), did you hear about…
• Can’t wait to hear from you

5. پایان‌بندی دوستانه و گرم

ایمیل را با یک جمله پایانی صمیمانه تمام کنید و نشان دهید که منتظر پاسخ مخاطب هستید.
نمونه‌ها:

• Looking forward to your reply
• Let’s meet up soon
• Take care and talk soon

امضا ساده و غیررسمی

• Cheers
• Best
• Lots of love
• Your friend, [Name]

نکات تکمیلی

1. استفاده از طنز (در صورت مناسب بودن): در ایمیل غیررسمی، می‌توانید از شوخی‌های دوستانه استفاده کنید.
2. استفاده از طول مناسب: ایمیل غیررسمی نیازی به طولانی بودن ندارد؛ مختصر و صمیمی بودن کافی است.
3. چک کردن ایمیل: حتی در ایمیل غیررسمی، مطمئن شوید که پیام واضح و خوانا باشد.

با این نکات، می‌توانید یک ایمیل دوستانه و غیررسمی بنویسید که مخاطب شما را خوشحال و ارتباط را تقویت کند.

آشنایی با اجزای مختلف یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی در 5 مرحله

1. با یک احوال‌پرسی شروع کنید.
2. از گیرنده تشکر کنید.
3. هدف خود را بیان کنید.
4. سخنان پایانی خود را اضافه کنید.
5. ایمیل را تمام کنید.

1.Begin with a greeting

همیشه ایمیل خود را با یک احوال پرسی شروع کنید، به عنوان مثال می‌توانید بگویید “Dear Alex”. اگر نوع تعامل شما با گیرنده ایمیل رسمی است، از اسم خانوادگی او مانند “Dear Mr. Jackson” ، استفاده کنید. اگر نوع رابطه شما دوستانه‌تر است می‌توانید عبارت “Hi Alex” را به کار برید. اگر اسم فردی که میخو‌اهید برایش نامه بنویسد را نمی‌دانید، می‌توانید به سادگی از این عبارت‌ها استفاده کنید:

• To whom it may concern
• Dear Sir/Madam

2.Thank the recipient

در پاسخ به سوال یک مشتری، حتما ایمیل خود را با یک تشکر شروع کنید. به طور مثال، اگر فردی سوالی در مورد شرکت شما دارد، در پاسخ می‌توان گفت: “Thank you for contacting ABC company” اگر کسی به ایمیل شما پاسخ داده است، می‌توان گفت “Thank you for your prompt reply” و یا “Thanks for getting back to me” تشکر و قدردانی، باعث می‌شود خواننده ایمیل احساس راحتی کرده و همچنین شما مودب‌تر به نظر بیایید.

3.state your purpose

اگر می‌خواهید ارتباط خود را از طریق ایمیل شروع کنید، قراردادن یک جمله تشکر در ابتدای متن ایمیل، امری غیر ممکن است. به جای آن می‌توان با بیان هدف خود این کار را شروع کرد. به طور مثال می‌توان از جملات زیر استفاده کرد:

• I am writing to enquire about …
• I am writing in reference to …

از همان ابتدای ایمیل هدف خود را روشن و واضح بیان کرده و سپس وارد بخش اصلی متن ایمیل خود شوید. به خاطر داشته باشید که مردم می‌خواهند ایمیل را با سرعت بالا بخوانند، پس متن ایمیل خود را کوتاه، مرتبط و واضح نگارش کنید. نکته مهم در این بخش توجه به نکات نگارشی، گرامری و هجی کلمات است. هدف از این کار به نمایش گذاشتن یک تصویر حرفه‌ای از شما و شرکتی است که در آن مشغول به کار هستید.

4.Add your closing remarks

قبل از اینکه ایمیل خود را به اتمام برسانید، ایده خوبی است که یک بار دیگر از گیرنده آن تشکر کرده و چند عبارت به عنوان سخنان پایانی خود به کار برید. به عبارات زیر توجه کنید:

• Thank you for your patience and cooperation
• Thank you for your consideration

در ادامه، از این جمله‌ها استفاده کنید:

• If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
• I look forward to hearing from you

5.End with a closing

آخرین مرحله نگارش یک ایمیل حرفه‌ای، بستن و یا تمام کردن ایمیل با نام شما است. این عبارات بسیار حرفه‌ای و مناسب برای یک ایمیل رسمی هستند:

• Best regards
• Sincerely
• Thank you

در مقابل عباراتی همچون “Best wishes” و “Cheers” را فقط در ایمیل‌هایی استفاده کنید که با خواننده آن دوست هستید و می‌خواهید لحنی دوستانه داشته باشید. در انتهای فرآیند نوشتن ایمیل خود، قبل از فشردن دکمه send و ارسال، ایمیل خود را از نظر نگارش و spelling چک کرده تا مطمعن شوید همه چیز واقعا عالی است.

در این بخش، می‌توانید چند عبارت کاربردی زیر را برای بخش‌ آغازین یک ایمیل استفاده کنید.

• I’m writing to ask/ to enquire/ to confirm/ to check/ to inform you/ to follow up on/ to let you know/ to tell you/ to thank you/ to invite you to/ to update you on/ to announce that/ to ask for a favor/ to …
• As promised/ As we discussed, I’m writing to send you/ to …

نمونه‌ای از یک ایمیل رسمی به زبان انگلیسی

Subject: Request for Meeting Regarding Project Timeline

Dear Mr. Smith,

I hope this message finds you well. I am writing to request a meeting to discuss the timeline and deliverables for our ongoing project, “New Product Launch 2025.”

Given the recent updates from the development team, I believe it is crucial to align our schedules and ensure all milestones are achievable within the designated timeframe. I would appreciate it if we could schedule a 30-minute meeting next week to address this matter.

Please let me know your availability for the following times:

• Monday, January 15th, at 10:00 AM
• Wednesday, January 17th, at 2:00 PM
• Friday, January 19th, at 11:00 AM

If none of these times work for you, kindly suggest an alternative that suits your schedule.

Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.

Best regards,
John Doe
Project Manager | ABC Corporation
+1 234 567 890