امروزه ایمیل رایج‌ترین شکل ارتباط تجاری است و تسلط به نحوه نگارش یک ایمیل رسمی و یا غیر رسمی به صورت حرفه‌ای، یک توانایی بسیار مهم به شمار می‌آید.
در کشورهای پیشرفته جایگاه ایمیل بسیار پررنگ بوده و برای برقراری ارتباطات قوی‌تر با افراد در کشورهای دیگر، ایمیل جزو اولین انتخاب‌ها است. در نتیجه، دانستن روش نگارش یک ایمیل خوب و رسمی، کمک شایانی در رساندن شما به اهداف کاری و یا شخصی شما ایفا خواهد کرد.
اگرچه یک ایمیل به اندازه یک نامه رسمی نیست، همچنان نیاز بر آن است که به صورت حرفه‌ای نگارش شود تا تصویری خوب و درست از شما و شرکت شما به نمایش بگذارد. با این مقاله همراه باشید تا بتوانید در 5 مرحله، یک ایمیل حرفه‌ای متناسب با مخاطب و هدف خود نگارش کنید.
برای نگارش یک ایمیل رسمی، این 5 مرحله را دنبال کرده تا از حرفه‌ای و اصولی بودن ایمیل خود مطمئن شوید.
- با یک احوال‌پرسی شروع کنید.
- از گیرنده تشکر کنید.
- هدف خود را بیان کنید.
- سخنان پایانی خود را اضافه کنید.
- ایمیل را تمام کنید.
1.Begin with a greeting
همیشه ایمیل خود را با یک احوال پرسی شروع کنید، به عنوان مثال می‌توانید بگویید “Dear Alex”. اگر نوع تعامل شما با گیرنده ایمیل رسمی است، از اسم خانوادگی او مانند “Dear Mr. Jackson” ، استفاده کنید. اگر نوع رابطه شما دوستانه‌تر است می‌توانید عبارت “Hi Alex” را به کار برید. اگر اسم فردی که میخواهید برایش نامه بنویسد را نمی‌دانید، می‌توانید به سادگی از این عبارت‌ها استفاده کنید:
- To whom it may concern
- Dear Sir/Madam
2.Thank the recipient
در پاسخ به سوال یک مشتری، حتما ایمیل خود را با یک تشکر شروع کنید. به طور مثال، اگر فردی سوالی در مورد شرکت شما دارد، در پاسخ می‌توان گفت: “Thank you for contacting ABC company”. اگر کسی به ایمیل شما پاسخ داده است، می‌توان گفت “Thank you for your prompt reply” و یا “Thanks for getting back to me” . تشکر و قدردانی، باعث می‌شود خواننده ایمیل احساس راحتی کرده و همچنین شما مودب‌تر به نظر بیایید.
3.state your purpose
اگر میخواهید ارتباط خود را از طریق ایمیل شروع کنید، قراردادن یک جمله تشکر در ابتدای متن ایمیل، امری غیر ممکن است. به جای آن می‌توان با بیان هدف خود این کار را شروع کرد. به طور مثال می‌توان از جملات زیر استفاده کرد:
- I am writing to enquire about …
- I am writing in reference to …
از همان ابتدای ایمیل هدف خود را روشن و واضح بیان کرده و سپس وارد بخش اصلی متن ایمیل خود شوید. به خاطر داشته باشید که مردم می‌خواهند ایمیل را با سرعت بالا بخوانند، پس متن ایمیل خود را کوتاه، مرتبط و واضح نگارش کنید. نکته مهم در این بخش توجه به نکات نگارشی، گرامری و هجی کلمات است. هدف از این کار به نمایش گذاشتن یک تصویر حرفه‌ای از شما و شرکتی است که در آن مشغول به کار هستید.
4.Add your closing remarks
قبل از اینکه ایمیل خود را به اتمام برسانید، ایده خوبی است که یک بار دیگر از گیرنده آن تشکر کرده و چند عبارت به عنوان سخنان پایانی خود به کار برید. به عبارات زیر توجه کنید:
- Thank you for your patience and cooperation
- Thank you for your consideration
در ادامه، از این جمله‌ها استفاده کنید:
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know
- I look forward to hearing from you
5.End with a closing
آخرین مرحله نگارش یک ایمیل حرفه‌ای، بستن و یا تمام کردن ایمیل با نام شما است. این عبارات بسیار حرفه‌ای و مناسب برای یک ایمیل رسمی هستند:
- Best regards
- Sincerely
- Thank you
در مقابل عباراتی همچون “Best wishes” و “Cheers” را فقط در ایمیل‌هایی استفاده کنید که با خواننده آن دوست هستید و میخواهید لحنی دوستانه داشته باشید. در انتهای فرآیند نوشتن ایمیل خود، قبل از فشردن دکمه send و ارسال، ایمیل خود را از نظر نگارش و spelling چک کرده تا مطمعن شوید همه چیز واقعا عالی است.
در این بخش، می‌توانید چند عبارت کاربردی زیر را برای بخش آغازین یک ایمیل استفاده کنید.
- I’m writing to ask/ to enquire/ to confirm/ to check/ to inform you/ to follow up on/ to let you know/ to tell you/ to thank you/ to invite you to/ to update you on/ to announce that/ to ask for a favor/ to …
- As promised/ As we discussed, I’m writing to send you/ to …
در انتها یک نمونه از ایمیل رسمی و یک ایمیل غیررسمی را مشاهده خواهید کرد.
مطالب مرتبط:
اصطلاحات غم و شادی
اصطلاحات انگلیسی در فرودگاه
اصطلاحات کاربردی با خوراکی ها
کتاب یادگیری اصطلاحات انگلیسی
مکالمات رایج انگلیسی در رستوران
اصطلاحات کاربردی انگلیسی در هتل
اصطلاحات رایج عصبانیت در انگلیسی
اصطلاحات و سوال‌های کاربردی در کلاس زبان
- سفیرمدیا
- آذر 24, 1400