یکی از مهم‌ترین کارهایی که در زبان انگلیسی انجام می‌دهید، گرفتن وقت یا هماهنگ کردن قرار ملاقات با دیگران است. گرفتن وقت یا ست کردن قرار ملاقات بیشتر به معنی رزرو وقت دکتر، شرکت در یک مصاحبه یا هماهنگی برای شرکت در قرارهای رسمی است. این نکته را هم در نظرداشته باشید که قرارهای دوستانه برای نهار یا شام، شرکت در کنسرت و مواردی از این دست هم قرار ملاقات محسوب شده و می‌توانیم با استفاده از ساختارهای مناسب این قرارها را هماهنگ کنیم.
اگر شما هم در حال یادگیری انگلیسی تجاری هستید و یا در کسب و کارهای بین المللی مشغول فعالیت هستید باید بدانید که تعیین قرار ملاقات یکی از مهم‌ترین ارکان‌های انگلیسی تجاری است. در مورد موضوع قرار ملاقات، مواردی که باید یاد بگیرید و مد نظر داشته باشید عبارتند از :
- تعیین قرار ملاقات هم به صورت رسمی و هم غیر رسمی
- عوض کردن زمان ملاقات
- کنسل کردن قرار ملاقات
- چک کردن و تایید کردن قرار ملاقات در زبان انگلیسی
دانستن موارد فوق در زبان انگلیسی رسمی به شما کمک می‌کند نه تنها زمانتان را به خوبی مدیریت کنید بلکه سطح استرس‌تان را کاهش دهید و در بهینه‌ترین حالت به قرارهایتان برسید.
نکات مهم در مورد قرارهای ملاقات:
- اصلا به حافظه‌تان اعتماد نکنید و حتما قرارهایتان را روی تقویم یادداشت کنید.
- اگر چند قرار در یک روز دارید، حتما سعی کنید مکان‌هایی که در یک منطقه جغرافیایی قرار دارند را با هم در یک روز مدیریت کنید.
- جوری برنامه‌ریزی کنید که 15 تا 20 دقیقه زودتر از زمان ملاقات به محل برسید. با اینکار در صورتی که مسیر ترافیک زیادی داشته باشد یا اتفاق ناخواسته‌ای رخ دهد شما دیر به قرارتان نخواهید رسید.
نحوه قرار گذاشتن:
- شما می‌توانید قرارهایتان را از طریق تلفن یا ایمیل هماهنگ کنید. سعی کنید با پیغام زدن (تکست) قراری را برنامه‌ریزی نکنید، مگر اینکه آن شخص دوست صمیمی شما باشد.
- حتما در هنگام تعیین زمان ملاقات به این موضوع دقت کنید که باید اسم کامل خود و دلیلی که می‌خواهید قرار ملاقاتی با طرف مقابل هماهنگ کنید، را به طرف مقابل انتقال دهید.
نکته مهم: اگر با کسب و کارهای بین المللی کار می‌کنید در مورد شرایط کنسل کردن قرار ملاقات هم سوالاتی بپرسید. بعضی از کسب و کارها جریمه‌های سنگینی برای کنسلی قرار در کمتر از 24 ساعت مانده به روز برگزاری دارند.
- اگر از طریق ایمیل اقدام به قرار گذاشتن می‌کنید و تا کنون با فرد یا شرکت مورد نظر مراوده تجاری نداشته‌اید حتما از تاریخچه فعالیت‌های خود و ارتباط این فعالیت‌ها با کسب وکار مورد نظرتان را عنوان کنید و مشخصا بگویید با چه هدفی درخواست زمان قرار ملاقات را دارید.
در هنگان نوشتن یه کسی که نمی شناسیم از چه ساختار‌ها و جملاتی استفاده کنیم؟
- I am _________ (followed by company info if appropriate) and I would like to meet with you to discuss…
- My name is _______ and I would like to schedule a convenient time to meet.
حتما زمان حدودی مناسب برای قرار ملاقات‌ها را در ایمیلتان عنوان کنید. با عنوان کردن زمان حدودی قرار کار شخص مورد مورد نظر برای هماهنگی زمان را آسان‌تر می‌کنید. بهتر است در هنگام نگارش ایمیل برای قرار ملاقات به این موضوع فکر کنید که چه کسی قرار است ایمیل شما را چک کند. لحن ایمیل شما از این 3 حالت خارج نیست . رسمی، غیر رسمی و خنثی.
مثال هایی از ایمیل رسمی :
- I would like to arrange a suitable time and place to meet to discuss….
- I would like to arrange an appointment to review…
مثال های از ایمیل با لحن خنثی :
- Could we met on … to review…. ?
- We should meet in the next few days to discuss…. When is a convenient time for you?
مثال هایی از ایمیل با لحن غیر رسمی :
- Can we get together to talk about…
- Do you have a few minutes tomorrow to discuss…
نحوه تایید کردن قرار ملاقات : همیشه قرارهای ملاقات خود را قبل از روز موعود، نهایی یا Confirm کنید. در انگلیسی تجاری و هنگام نهایی کردن قرارها به زبان انگلیسی تاریخ و ساعت را تکرار کنید و از شخص مقابل بپرسید که آیا روز و ساعت کاملا صحیح است؟ اگر از طریق ایمیل قرار ملاقاتی را تنظیم کرده‌اید بلافاصله بعد از نهایی شدن، از طریق ایمیل قرار ملاقات را کانفرم یا تایید کنید. در هنگام ارسال ایمیل تاییدیه می‌توانید از ساختارهایی همانند این ساختار‌ها استفاده کنید.
- Thank you for your response. I look forward to meeting with you on …. the (date) ….at …..(Time).
- Thanks see you on …. (Day) at …(Time). (informal)
نحوه کنسل کردن قرار ملاقات:
در پاره‌ای از موارد بخاطر شرایط پیش آماده مجبور به کنسل کردن قرار یا تغییر روز آن می‌شویم. برای این کار می‌توانیم گام های زیر را انجام دهیم.
- به محض اینکه متوجه شدید در روز و ساعت مورد نظر نمی‌توانید سر قرار حاضر شوید، فورا قرار را کنسل کنید.
- بهتر است قبل از قطع کردن تماس یا اتمام ایمیل تاریخ و ساعت قرار جدید را ست کنید.
مثال‌هایی از نحوه کنسل کردن قرار و جمله‌های مورد استفاده:
- Due to …, I will be away from ….. Is it possible to reschedule our meeting for the following week? Thank you in advance and I apologize for any inconvenience.
- Due to …., I need to cancel our meeting on Friday.
فوت کوزه گری نوشتن ایمیل برای تعیین زمان ملاقات تمرین، تکرار و تمرین است. برای آنکه ساختارهای ذکر شده در این مقاله را کاملا به کار بگیرید و آن‌ها را ملکه ذهنتان کنید، از همین الان شروع کنید.
مطالب مرتبط:
پرکاربردترین اصطلاحات انگلیسی
چرا باید گرامر انگلیسی یاد بگیریم؟
کتاب مکالمه روزمره زبان انگلیسی
نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی حرفه‌ای
10 توصیه برای یادگیری سریع زبان انگلیسی
- سفیرمدیا
- اسفند 16, 1400